Een extra gebruiker toevoegen

Waarom extra gebruikers aanmaken in de Portal?

Extra gebruikers aanmaken in de portal is essentieel om je groeiende team te beheren en de samenwerking te verbeteren. Door nieuwe gebruikers toe te voegen kun je taken efficiënt delegeren, toegangsniveaus bepalen en ervoor zorgen dat iedereen bereikbaar blijft.

Met deze functie breid je moeiteloos je communicatienetwerk uit, zodat je eenvoudig nieuwe medewerkers kunt onboarden, met externe partners kunt samenwerken en alles soepel loopt. Volg de stappen hieronder om extra gebruikers aan te maken en het volledige potentieel van je portalaccount te benutten.

‣

Hoe maak je een gebruiker aan?

Ga naar Gebruikers.
Klik op Toevoegen.

Je vindt vijf tabbladen:

‣

Gebruiker

Vul de voor- en achternaam, e-mailadres en een optionele omschrijving in.
Pas de taalvoorkeur aan indien nodig.
Maak een wachtwoord aan of selecteer "Verstuur e-mail en laat de gebruiker een nieuw wachtwoord instellen."
Wijs gebruikersrechten toe onder Rechtenbeheer:

Beheerder: Volledige toegang.
Accountbeheerder: Bijna alle taken behalve beheerdersopties en diensten toevoegen.
Gespreksdetails: Alleen gespreksstatistieken bekijken.
Eindgebruiker: Alleen eigen beschikbaarheid beheren.

Klik op Gebruiker aanmaken.

‣

Inkomende gesprekken

Stel je bereikbaarheid in en activeer de app en Webphone. Standaard is er een intern nummer ingesteld, dat je kunt wijzigen.
Beschikbaarheid instellen: Pas dit aan onder Selecteer hier de bestemming voor je gebruiker. Als je niet beschikbaar bent, wordt je gebruikersaccount overgeslagen in het belplan. Je kunt ook het interne nummer van je bestemming wijzigen.
Bureautelefoon gebruiken: Handleidingen voor veelgebruikte toestellen vind je hier.

Let op: Je kunt alleen je beschikbaarheid beheren als je in het belplan staat.

Nummers toevoegen: Kies Nieuw vast/mobiel telefoonnummer toevoegen voor doorschakeling naar mobiel. Volg deze handleiding. Als het nummer al in het platform staat, klik dan op Geselecteerde nummer(s) aan gebruiker toevoegen.
Mobiele app fallback: Vink deze optie aan om ervoor te zorgen dat gesprekken naar je mobiel worden doorgeschakeld bij een zwakke of afwezige internetverbinding.

Let op: Gespreksbevestiging wordt geactiveerd als mobiele app fallback is aangevinkt. Stel het belplan in op minimaal 40 seconden voor voldoende tijd om op te nemen.

Click-to-Call bestemming: Geef aan welk toestel je wilt gebruiken voor uitgaande gesprekken via de click-to-call extensie.

‣

Uitgaande gesprekken

Stel in welk telefoonnummer je wilt gebruiken voor uitgaande gesprekken.
Je hebt twee opties voor uitgaande gesprekken:

Gebruik hetzelfde uitgaande telefoonnummer voor alle toestellen: Kies dit als je hetzelfde nummer wilt gebruiken voor uitgaande gesprekken.
Gebruik verschillende uitgaande telefoonnummers per toestel: Kies dit als je verschillende nummers en/of namen wilt gebruiken voor uitgaande gesprekken.

Je kunt ook verschillende namen instellen om mee te sturen. De naam wordt alleen bij interne gesprekken meegestuurd.

‣

Beveiliging

Stel hier beveiligingseisen in.
Twee-factor authenticatie: Uit veiligheidsoverwegingen kan dit alleen worden ingesteld voor het account waarmee je nu bent ingelogd.
Verplicht wachtwoordwijziging na volgende login om de nieuwe gebruiker bij de eerste login een nieuw wachtwoord te laten instellen.
Automatisch uitloggen na 10 minuten als je het platform 10 minuten of langer niet hebt gebruikt.
VoIP-inloggegevens resetten als je VoIP-gegevens wilt wijzigen voor specifieke toestellen. De gegevens worden automatisch opnieuw geladen in de app en Webphone, dus je hoeft niet opnieuw in te loggen.

‣

Beltoegang

Stel in naar welke nummers de gebruiker kan bellen. Vink aan wat van toepassing is.

Let op: Vergeet niet om de gebruiker aan je belplan toe te voegen zodra je klaar bent met aanmaken.

‣

Je gebruikersaccount toevoegen aan het belplan

Ga naar Belplannen
Klik op het telefoonnummer van het belplan dat je wilt wijzigen.
Klik op Belplan wijzigen.

Het belplan staat nu in Wijzigmodus.
Bepaal waar in het belplan je als gebruiker wilt staan. Klik op wijzigen of stap toevoegen.

Selecteer in het eerste dropdownmenu de module Gebruiker.

Kies in het tweede dropdownmenu je gebruikersaccount.
Geef aan hoeveel beltijd je wilt toevoegen. Dit bepaalt hoeveel seconden je gebruikersaccount overgaat. We raden 20 seconden aan, omdat de gemiddelde beller niet langer wil wachten als ze een telefoon horen overgaan. Het is belangrijk dat ze niet ophangen voordat ze worden doorgeschakeld naar de volgende stap in het belplan.
Klik op Bevestigen.

Moet je gebruikersaccount op nog meer plekken in het belplan staan? Pas die op dezelfde manier aan.
Helemaal klaar? Klik dan op Wijzigingen opslaan en klik op opslaan. Je gebruikersaccount is nu live in je belplan.
Heb je meer belplannen? Doorloop dan ook voor die belplannen de stappen hierboven.

FAQ

‣

I have set myself as available, but why isn't my phone ringing?

Make sure your user is properly configured in the dial plan.
Confirm that you’re reachable on the correct device, whether it’s the app, Webphone, or mobile number.

‣

Why is my phone ringing even though I’ve set myself to “unavailable”?

Your phone might be set up separately in the dial plan instead of through your user account, which could override your availability settings. Ensure your user account is included in the dial plan to properly apply your availability settings.

‣

How do I delete a user?

Go to Users.
Click on the cross icon next to the user you want to delete.
Then click Yes, delete user. The user is now deleted.

Unable to delete the user? This may be because you are logged into that user or do not have the correct permissions to delete users. Log in with another account that has administrative rights to resolve this.

‣

My colleague is showing as 'green' but is actually not reachable. Why is this?

If your colleague’s destination is set to an external number, such as a mobile phone, the platform cannot detect the status of that external number. This means your colleague might be engaged on their mobile while still appearing online in the platform. To avoid confusion, make sure you and your colleagues set yourselves to unavailable when you are not reachable.

‣

Why can't I see on which device my colleague is available?

Our platform is designed to display availability for a person rather than for specific devices. Therefore, the VoIP accounts linked to a user are not visible because the user’s overall availability status is prioritized. If you need to contact a specific VoIP account, add the account number and its associated name to your contacts.

‣

How many VoIP-Accounts do you get with one user?

Each user account comes with three VoIP accounts by default. This setup allows you to switch between your desk phone, Webphone, or app as needed.

‣

How can I add more VoIP-Accounts to a user account?

It’s not possible to add more VoIP accounts to a single user. To have additional VoIP accounts, you need to set up an extra user.

‣

Where can I change my availability?

You can change your availability through the app, Webphone, or in the platform. Even if you prefer not to use the app regularly, we recommend installing it for this purpose. Since most people carry their phones with them, it’s convenient to update your availability on the go if you forget to do so elsewhere.

‣

How do you change the different User Rights?

With a User, you can choose which user rights to grant. Here's a brief explanation of these rights:

Log in to the platform.
Click on Account in the top right corner.
Click on Groups.
Here you'll find a concise explanation of the four available groups, also known as user rights:

End User: Can only manage their own availability.
Administration: Has full control over the system, with the ability to view and modify everything.
Account Management: Can perform nearly all tasks except changing administrative settings.
Call Details: Can only view call statistics.

‣

How can I be available for only my colleagues?

When the user has this status, you are only reachable on your internal number. Colleagues can reach you, but when someone calls the phone numbers for which you are in the dial plan, you are not reachable.

Under Where do you want to receive calls? you can select on which device you want to be reached by your colleagues.